A importância do arquivo em um escritório de advocacia

Grande parte das pessoas não dá o devido valor ao arquivo, lembrando dele como um dos últimos pontos fundamentais de sucesso de uma organização. Porém, a boa administração do fluxo, guarda e manuseio de documentos é de extrema importância para qualquer instituição.

Pense em como você ficaria desmotivado em saber que, a empresa que lhe está prestando serviços não tem o devido cuidado com seus documentos, deixando-os em qualquer lugar, de qualquer forma, junto com outros documentos que não dizem respeito a você. Com certeza sua confiança na organização iria diminuir muito, pois a sensação que se tem é que, além dos seus documentos, você também seria “apenas mais um” para a empresa, uma fonte de dinheiro e não um cliente em especial.

Agora, imagine essa situação em um escritório de advocacia, onde você procuraria ajuda para defender seus direitos que não estão sendo devidamente respeitados. Você chega ao escritório e encontra tudo bagunçado, sem ordem e vendo que os advogados e colaboradores não cuidam dos documentos ou não tem registros digitais organizados. A sua parte de entregar todos os documentos, correr atrás de tudo que é necessário para iniciar o processo é perfeitamente atendida. Entretanto o desprezo do escritório em organizá-los de forma correta poderá levar ao indeferimento do processo, pois faltam documentos necessários para comprovar seu direito perante a justiça, documentos esses, que já teriam sido entregues.

Com um arquivo bem organizado, respeitando as condições físicas de armazenamento, o manuseio correto e o fácil acesso às informações de cada processo ou cliente, o sucesso da organização será alcançado rapidamente. Pois é necessário tratar seus clientes com diferenciação e importância, seja do menor caso até o mais complexo e com recompensas financeiras mais elevadas.

Além de um arquivo físico em perfeitas condições, é necessário que se tenha um bom sistema de informação, para fazer um banco de dados mais moderno e com acesso mais fácil. No mercado existem sistemas prontos, apenas para serem implantados na empresa, trazendo maiores recompensas e facilitando o acesso e busca pelas informações.

Os escritórios de advocacia necessitam desses sistemas, tanto físico quanto digital, organizados da melhor forma. A principal forma de atingir o sucesso num caso judicial é tendo informações precisas e atualizadas, e um arquivo em perfeitas condições contribui para que esse sucesso seja alcançado rapidamente.

Portanto, quando você precisar de um advogado, baseie-se em todas as informações necessárias para contratar seus serviços. Conheça desde suas atitudes até seu espaço físico e, por favor, não deixe o arquivo como um mero coadjuvante, pois é nele que se encontram todas as suas informações e provavelmente o sucesso do seu caso.

Nós da Koskur Advogados Associados, prezamos pela organização dos seus documentos e acreditamos na sua causa.

 

 

Katherine Kellner.

Curitiba – Paraná - Brasil. Janeiro de 2012.